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2022 年那些工作流中的好工具

看到吴秉儒的博客更新了一篇 《2022 年开始进入我工作流的好工具们》,他详细地介绍了对每一种工具的定位及思考,对我有很多启发。

想起之前就写过一篇《我的 macOS 常用软件》,但只是列举了工具名称,所以本篇就仿照秉儒的体例,介绍部分融入我工作流的好工具。

工具的作用是帮我们更好地工作与学习,不能被工具绑架。另外,工具趁不趁手,用过了才知道。不能融入工作流的工具,应该果断舍弃;工作流也要配合新融入的工具不断优化。

我将所使用的工具分为三大类:

  • 信息管理
  • 知识管理
  • 工作管理

这三大类中所使用到的工具,根据属性和使用场景的区分,又分为了以下几个定位:

  • 收集与阅读
  • 吸收与整理
  • 输出与分享
  • 归档与回顾
  • 沟通与协作
个别软件可能存在网络服务问题,需自行搭配上网工具使用。

信息管理 #

DEVONagent Pro #

定位:收集与阅读

DEVONagent 是 DEVONthink 的开发团队发布的一款智能 Web 信息搜索软件,它能极大地加速对信息的搜集与整理的过程。可以配置各类丰富的搜索源和规则对搜索结果进行过滤、排序,并用 AI 算法展示出主题地图。

遗憾的是中文的搜索能力一般,不过也可能是我的使用方法有问题。

chatGPT #

定位:收集与阅读

2022 年末,chatGPT 横空出世,其强大的理解能力让我为之惊叹。现在如果要搜索一些知识性、概念性的内容,都会问一问 chatGPT,看看它能提供什么样的答案。

Inoreader #

定位:收集与阅读吸收与整理

Inoreader 作为老牌的 RSS 订阅服务商,在海内外都有众多用户。

我配合 RSSHub 订阅了几十个网站在 inoreader 中阅读,此外还订阅了十多个 Telegram Channel,几个 Youtube Channel,几个 Twitter 账号。基本上每天只需要打开 inoreader 就能够获取足量的信息了,比如中英文的时事要闻,一些深度报道和独立报道,与我工作内容相关的资讯,感兴趣的话题等。

由于订阅源还是较多,我自定义了一些规则,帮助我在阅读前先进行一遍筛选。同时,我也在荧光标中添加了若干个关键字词,防止我在阅读时遗漏掉一些关键点。

Inoreader 的标注功能非常好用,不仅会将标注的内容集中到内容的最上方,还能自动导入至 Readwise。这就省去了我再去整理标注的功夫。

Readwise Reader 虽然也能订阅和阅读 RSS,效果也还行,但是功能上对比 inoreader 还是欠缺了很多,在完善之前我并不会考虑弃用 inoreader。

Readwise Reader #

定位:收集与阅读吸收与整理

我一直觉得 Readwise 团队开发的 Reader 重新定义了阅读器,简洁、美观、功能强大。

Reader 是我在电脑和移动端使用最频繁的工具,使用场景如下:

  • 需要稍后读和精读的网页、公众号文章、长邮件等,都会添加到 Reader 统一阅读。
  • 非工作类的 PDF 阅读。
  • 取代 Apple Books 阅读 EPUB 电子书。
  • 利用 Reader 提供的邮箱地址订阅并阅读 Newsletter。
  • 在 Twitter 上看到好的内容也会使用 @readwise save thread 存储到 Reader 中。

我使用 Readwise Highlighter 这个官方浏览器插件时发现,添加网址到 Reader 后,做的标注不仅在 Reader 中有显示,原网页也会同步显示,反之亦然。这个体验是很赞的。

Reader 现在还加入了 AI 功能,有些时候内容太长不想读时,就会让 AI 帮我总结文章梗概。

Readwise #

定位:吸收与整理归档与回顾

2022 年开始使用 Readwise 后,整个阅读和笔记流程都发生了彻底改变。它最大的功用有两个,一个是将网页、inoreader、Apple Books 和微信读书上所有的高亮、批注都聚合一处;另一个是间隔回顾功能帮助我复习曾经标注过的内容,甚至可以制作 flashcard。

不要小看这两个功用,当长期阅读大量内容时,有 Readwise 这样的工具可以帮助我节省不少时间,提高不少效率。举例来说,以前我在浏览网页的时候,看到有价值的内容时需要先把内容复制下来,粘贴在备忘录或笔记软件中,然后还得再写下名称、地址等 metadata。现在只需要选中内容一键添加到 Readwise 中即可,如果需要批注,也可以在不用跳转的情况下直接添加。

除了可以聚合标注外,Readwise 还支持同步到 Notion、Obsidian 和 Heptabase 中,方便我在其它工具中使用。例如,当我在 Heptabase 中写卡片时,可以很方便地引用 Readwise 中的标注。

DEVONthink #

定位:吸收与整理归档与回顾

一直不喜欢 Finder 的文件管理功能,索性让 DEVONthink 承担起了除多媒体文件外所有文件类型的管理任务。其强大的 AI 检索能力和 Item Link 让我调用文件时省了不少功夫。

现在已经很少用 DEVONthink 做笔记了,虽然它的笔记功能很强大,也很好用。

2022 年我在写作时总是先在 DEVONthink 中新建一个 md file,再用 Typora 打开。今年准备将写作全部放在 Obsidian 中进行,然后索引进 DEVONthink。

Eagle #

定位:吸收与整理归档与回顾

几乎所有的图片、视频、音频、字体都会放在 Eagle 中进行统一管理。

我最常用的功能之一就是把 B 站和 YouTube 中需要收藏的视频以书签的形式保存进 Eagle,因为这样并不是本地保存,并不会占用多少硬盘,但又能直接播放。这样操作的坏处是如果原视频被删除,也就没办法播放了。所以有些视频还是会用 Dowine 下载后再用 Eagle 管理。

Notion #

定位:吸收与整理输出与分享归档与回顾

我基本不用 Notion 做笔记,而是依托它非常好用的 database 功能来管理数字生活:

  • 写日记;
  • 读书清单;
  • 选题看板;
  • 出行规划、旅游规划;
  • 记录 RSSHub 生成的订阅源;
  • 记录与管理虚拟服务和会员;
  • 记录和存储一些产品和服务的购买凭证;
  • ……

2022 年,将部分内容整理为知识库后,利用 NotionNext 进行分享。不得不说,在发布这个领域,还没有哪个工具比 Notion 更好用。我甚至一度想要把博客都放入其中,不过因为一些原因,暂时搁置了这个想法。

Notion AI 功能推出之后,我偶尔也会用它来帮我处理一些文字内容。

知识管理 #

Heptabase #

定位:吸收与整理输出与分享归档与回顾

从 2022 年 7 月开始使用 Heptabase 后,我将所有的笔记都迁移其中,并开始完全使用它进行知识管理。以白板为核心,提供中观视角,更符合大脑的直觉。

我每天都会在 Journal 中写笔记,读了什么,看了什么,想了什么……通通都会记在 Journal 中,有一些会进一步整理为卡片,有一些就停留在 Journal 中。

每当我要深入学习一个主题时,都会建一个白板,然后在白板中通过画线连接、集合卡片等方式整理逻辑与思路。

虽然 Heptabase 也可以用来写作,但我用的很少,因为不想让它承担那么多的任务,专注于知识管理已经很好了。

Obsidian #

定位:输出与分享归档与回顾

我用 Obsidian 一直很少,主要是用它来同步 Readwise 中的标注到本地,方便我在 DEVONthink 中索引。另一方面,我也实在是不愿意花费太多精力捣鼓那些插件,或许配置好后会比 Heptabase 更好用,但似乎没必要。

今年准备试着把写作的任务都交给 Obsidian,本身就是 md file,方便我粘贴到博客;还可以用 DEVONthink 索引。

工作管理 #

石墨文档 #

定位:输出与分享沟通与协作

因为工作性质的问题,不可避免地需要进行团队协作。市面上有很多协作工具,经过尝试与筛选后,还是决定使用石墨文档。

我本身在工作中就经常要写 word,奈何 word 不支持 markdown 语法,一度让我很痛苦。开始使用石墨文档后,支持基本的 markdown 语法,再也不用因为调整格式打断思路了。

石墨文档的协作、分享功能做得也很不错,毕竟是专注于协同办公领域的工具。我很喜欢用石墨文档做工作任务的管理,只需要添加好协作对象,就可以共同朝着一个目标努力。

不过石墨文档的 PPT 功能还是很羸弱,目前还是只能使用 Microsoft Powerpoint 和 Keynote。

Draw.io #

定位:输出与分享

免费、开源的流程图工具。用它可以很便捷地画出流程图、思维导图。偶尔也会用它画场景图。

Shottr #

定位:沟通与协作

Shottr 是一款免费、开源的截图工具,CleanShot X 的基础功能它都有。每当需要与同事沟通时,审片时,就会用它截图、标记。